E – BUSINESS GLOBAL : BAGAIMANA BISNIS MENGGUNAKAN SISTEM INFORMASI

Tujuan Pembelajaran Mahasiswa Diharapkan :

• Mampu menjelaskan dan menggambarkan proses bisnis dan hubungannya dengan sistem informasi.
• Mampu menggambarkan sistem informasi yang  menunjang fungsi bisnis utama :  penjualan dan pemasaran , manufaktur dan produksi, keuangan dan akuntansi dan sumber daya manusia.
• Mengevaluasi peran yang dimainkan oleh sistem-sistem yang melayani beragam tingkatan manajemen pada bisnis dan hubungannya satu sama lain.

SISTEM INFORMASI BERGABUNG PADA PESTA TUPPERWARE

Tupperware adalah perusahaan Amerika yang mendunia. Earl Tupper mematenkan penutup Tupper kedap udara untuk kontainer penyimpanan makanan pada tahun 1947, tetapi hal tersebut tidak terlihat menarik di toko eceran. Ia berpaling kepada seorang  Ibu tunggal, Browni Wise, untuk membantunya menjual Tupperware melalui pesta demonstrasi di rumah. Strategi tersebut berhasil. Tupperwaer tumbuh menjadi perusahaan bernilai $1.3 miliar yang menjual melalui pesta rumahan menggunakan tenaga kerja independen dengan satu juta anggota. Pesta Tupperwaredimulai setiap dua detik diseluruh bagian dunia.

Pada tahun 2005, Tupperware menghadapi tantangan lain. Perusahaan mengubah operasi Amerika Serikatnya dari model distributor menjadi struktur kompensasi  multilevel. Penjualan Tupperware di Amerika Serikat menjamur dari tiga tingkat kompensasi (konsultan penjualan, manajer dan distributor) menjadi selusin tingkat. Konsultan penjualan dibayar dengan komisi untuk penjualannya sendiri ditambah komisi yang lebih kecil berdasarkan penjualan konsultan yang dipekerjakan dalam bisnis tersebut.

Ketika konsultan penjualan berhasil dan mempekerjakan lebih banyak orang ke bisnis , orang tersebut juga  bertanggungjawab kepada pekerjaannya, ditambah pekerjaan dari orang-orang yang telah ia pekerjakan menjadi tim penjualan di bawahnya.  Tidak ada cukup waktu tersisa untuk pekerjaan penjualan dan perekrutan yang benar-benar penting. Sistem pencatatan pemesanan  Tupperware tidak mampu menangani permintaan puncak selama promosi penjualan dan waktu sibuk setiap tahun. Untuk menunjang pertumbuhan  dan meningkatkan proses bisnis baik untuk tenaga kerja dan staf perusahaan , Tupperware mebutuhkan sebuah sistem yang dapat menangani tambahan 5.000 pengguna setiap bulannya, mengirimkan e-mail kepada 5.000 pengguna pada saat yang sama dan mengatur akses terbatas pada dokumen-dokumen berdasarkan posisi pekerjaan karyawan di perusahaan.

Pada tahun 2004 Tupperware mulai menerapkan sistem pengelolaan pemesanan berdasarkan Web yang terintegrasi yang disebut My.Tupperware.com yang mempermudah  distributor dari tugas memasukkan pesanan dari setiap orang  yang dipekerjakan . Kini setiap konsultan penjualan memasukan pesanannya sendiri.

PROSES BISNIS DAN SISTEM INFORMASI

Agar dapat beroperasi, bisnis harus berhubungan dengan banyak bagian berbeda dari informasi mengenai pemasok, pelanggan, karyawan, tagihan dan pembayaran dan tentu saja prpoduk dan jasa. Manajemen harus mengelola aktivitas kerja yang menggunakan informasi ini untuk beroperasi dengan efisien dan meningkatkan kinerja keseluruhan perusahaan.

Kinerja perusahaan bergantung kepada seberapa baik proses dirancang dan dikoordinasikan.  Proses bisnis perusahaan menjadi sumber kekuatan kompetitif jika dapat memungkinkan perusahaan untuk berinovasi atau untuk menjalankannya dengan lebih baik dari pesaingnya.

PROSES BISNIS

Sistem infromasi adalah proses meningkatkan  bisnis yang terletak pada inti bisnis. Jadi, penting dimengerti apa yang dimaksud dengan proses bisnis.

Proses bisnis adalah pekerjaan yang dikelola, dokoordinasikan dan difokuskan untuk memproduksi produk atau jasa yang bernilai.  Setiap bisnis dapat dilihat sebagai sekumpulan proses bisnis.  Beberapa proses ini adalah bagian dari proses yang mencakup lebih besar

BAGAIMANA TEKNOLOGI INFORMASI  MENINGKATKAN 

PROSES BISNIS: EFISIENSI DAN PERUBAHAN

Dua cara utama adalah : meningkatkan efisiensi proses yang telah ada dan memungkinkan keseluruhan proses baru yang memungkinkan merubah bisnis.  Sistem informasi mengotomatiskan banyak tahap pada proses bisnis yang sebelumnya dilakukan secara manual, sperti pengecekan kredit klien atau memperoleh tagihan dan pesanan pengiriman.  Namun saat ini teknologi informasi dapat melakukan lebih banyak lagi. Teknologi baru dapat benar-benar mengubah arus informasi, menggantikan langkah berurutan tugas yang dapat dilakukan bersamaan secara pararel dan menghilangkan penundaan pada pembuatan keputusan.  Dengan kata lain, informasi dapat memungkinkan secara keseluruhan proses bisnis yang baru. Memesan buku secara on-line dari Amazone.com atau mendownload musik dengan  iTune adalah proses bisnis yang sepenuhnya baru, berdasarkan model bisnis yang baru yang tidak dapat dibayangkan tanpa teknologi informasi.

JENIS SISTEM INFORMASI DARI SUDUT PANDANG 

FUNGSIONAL

1. SISTEM PENJUALAN DAN PEMASARAN

Fungsi penjualan dan pemasaran bertanggungjawab dalam menjual produk atau jasa organisasi. Pemasaran memerhatikan mengenai pelanggan, produk atau jasa perusahaan, menentukan kebutuhan dan keinginan pelanggan., merencanakan dan mengembangkan produk atau jasa untuk memenuhi kebutuhan dan mengiklankan serta mempromosikan produk atau jasa ini. Penjualan berkaitan dengan menghubingi pelanggan, menjual produk atau jasa, mengambil pesanan,  dan melanjutkan penjualan. Aktivitas ini dapat dianggap sebagai proses bisnis. Sistem informasi penjualan dan pemasaran mendukung proses bisnis ini.

2. SISTEM MANUFAKTUR DAN PRODUKSI

Fungsi manufaktur dan produksi bertanggungjawab untuk benar-benar memproduksi barang atau jasa perusahaan.  Sistem manufaktur dan produksi berhubungan dengan perencanaan, pengembangan dan pemeliharaan fasilitas produksi; penetapan sasaran produksi, pengadaan, penyimpanan dan ketersediaan bahan produksi dan penjadwalan peralatan, fasilitas, bahan baku, dan tenaga kerja yang dibutuhkan untuk membentuk produk akhir. Sistem manufaktur dan produksi mendukung aktivitas  ini. 

3. SISTEM KEUANGAN DAN AKUNTANSI

Fungsi keuangan bertanggungjawab mengelola asset keuangan perusahaan, sperti uang tunai, saham, obligasi dan investasi lainnya untuk memaksimalkan pengembalianatas asset keuangan ini. Fungsi keuangan juga bertanggungjawab  dalam mengelola kapitaslisasi perusahaan (menemukan asset keuangan baru pada saham, obligasi ataubentuk utang lainnya).  Untuk menemukan apakah perusahaan mendapatkan pengembalian terbaik atas investasinya, fungsi keuangan  harus memperoleh sejumlah informasi  yang banyak dari sumber kesternal perusahaan.

Fungsi akuntansi bertanggungjawab  menjaga dan mengelola catatan keuangan perusahaan --- penerimaan, pembayaran, depresiasi, penggajian --- untuk menghitung arus dana dalam perusahaan.

4. SISTEM SUMBER DAYA MANUSIA

Fungsi sumber daya manusia bertanggungjawab untuk menarik, mengembangkan dan mempertahankan tenaga kerja perusahaan. Sistem Informasi sumber daya manusia mendukung aktivitas ini sperti mengenali karyawan potensial, menjaga catatan lengkap mengenai karyawan yang ada dan menciptakan program untuk mengembangkan bakat dan keahlian karyawan.

Sistem informasi sumber daya manusia membantu manajemen puncak mengenali kebutuhan sumber daya manusia (keahlian, tingkat pendidikan, jenis posisi, jumlah posisi dan biaya untuk memenuhi rencana bisnis jangka panjang perusahaan. Manajemen madya menggunakan sistem sumber daya manusia untuk memonitor dan menganalisis perekrutan, penempatan dan kompensasi karyawan. Manajemen operasional menggunakan sistem ini untuk melacak perekrutan dan penempatan karyawan perusahaan.